公務(wù)員面試五大典型形式及攻略之三：文件筐測驗(yàn)面試

　　三、文件筐測驗(yàn)面試

　　文件筐測驗(yàn)是國外人才測評中常用的方法，在國內(nèi)人才選拔中正逐漸運(yùn)用。

　　1. 文件筐測驗(yàn)的概念

　　文件筐測驗(yàn)，通常又叫公文處理測驗(yàn)，是面試評價最常用和最核心的技術(shù)之一。文件筐測驗(yàn)是情景模擬測試的一項(xiàng)通常用于管理人員的選拔，考查授權(quán)、計劃、組織、控制和判斷等項(xiàng)能力素質(zhì)的測評方式。一般做法是讓考生在限定時間(通常為1～3小時)內(nèi)處理事務(wù)記錄、函電、報告、聲明、請示及有關(guān)材料等文件，內(nèi)容涉及人事、資金、財務(wù)、工作程序等方面。一般只給日歷、背景介紹、測驗(yàn)提示和紙筆，考生在沒有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電，擬寫指示，作出決定，以及安排會議。評分除了看書面結(jié)果外，還要求考生對其問題處理方式作出解釋，根據(jù)其思維過程予以評分。

　　文件筐測驗(yàn)具有考查內(nèi)容范圍廣、效率高的特點(diǎn)，因而非常受歡迎。

　　2. 文件筐測驗(yàn)的優(yōu)缺點(diǎn)

　　(1)文件筐測驗(yàn)突出的兩個優(yōu)點(diǎn)

　　一是考查的內(nèi)容范圍廣。作為紙筆形式的文件筐測驗(yàn)，測評考生的依據(jù)是文件處理的方式及理由，是靜態(tài)的思維結(jié)果。因此，除了必須通過動態(tài)過程才能體現(xiàn)的要素外，任何背景知識、業(yè)務(wù)知識、操作經(jīng)驗(yàn)以及能力要素都可以寓于文件之中，通過考生對文件的處理實(shí)現(xiàn)對考生素質(zhì)的考查。

　　二是它的效率高。由于文件筐測驗(yàn)所采用的文件，十分類似于考生應(yīng)聘職位上常見的文件，有時就是完全真實(shí)的文件，因此，若考生能妥善處理測驗(yàn)文件，就理所當(dāng)然地被認(rèn)為具備職位所需的素質(zhì)。

　　前一個優(yōu)點(diǎn)使得文件筐測驗(yàn)具有廣泛的適用性，而后一個優(yōu)點(diǎn)使之易為人所理解和接受。因此文件筐測驗(yàn)在眾多情景模擬測驗(yàn)手段中，屬于最普遍使用的一種。

　　(2)文件筐測驗(yàn)在實(shí)施中的兩個缺點(diǎn)

　　一是評分比較困難。一份文件的處理，除了個人素質(zhì)的原因外，機(jī)構(gòu)、氛圍、管理觀念等不同的組織，具有不同的評價標(biāo)準(zhǔn)。顯然政府機(jī)關(guān)與公司企業(yè)、私營企業(yè)與國有企業(yè)對有關(guān)文件的處理是大相徑庭的。在我國從事實(shí)際工作的人們往往缺乏對招聘單位管理或經(jīng)營狀況的深入了解，因而文件如何處理才能充分表明考生具備招聘職位所需素質(zhì)，專業(yè)人員與實(shí)際工作者往往存在理解上的差異。因此，評分不容易把握。

　　二是不夠經(jīng)濟(jì)。測驗(yàn)的設(shè)計、實(shí)施、評分都需要較長的時間，投入的精力和費(fèi)用比較大。

　　3. 文件筐測驗(yàn)的設(shè)計

　　文件筐測驗(yàn)的設(shè)計必須緊緊抓住三個環(huán)節(jié)：

　　(1)工作分析

　　深入分析職位工作的特點(diǎn)，確定勝任該職位必須具備哪些知識、經(jīng)驗(yàn)和能力。工作分析的方法可以是面談、現(xiàn)場觀察或問卷。通過工作分析，要確定文件筐測驗(yàn)要測評什么要素，哪些要素可以得到充分測評，各個要素應(yīng)占多大權(quán)重。

　　文件筐測驗(yàn)一般可以考查以下要素：

　?、贂姹磉_(dá)及其理解；②統(tǒng)籌計劃能力；③組織協(xié)調(diào)能力；④洞察問題和判斷、決策能力；⑤任用授權(quán)能力；⑥指導(dǎo)控制能力；⑦崗位特殊素質(zhì)，如法規(guī)條例知識。

　　文件筐測驗(yàn)評分表(高級管理人員選拔)序號姓名性別年齡文化程度報考職位測評要素觀測要素滿分得分備注問題解決洞察

　　問題洞察問題的起因，把握相關(guān)問題的聯(lián)系，歸納綜合，形成正確判斷，預(yù)見問題的可能后果10X解決

　　問題提出解決問題的有效措施并付諸實(shí)施，即使在情況不明朗時，也能及時決策10Y計劃

　　統(tǒng)籌確定正確、現(xiàn)實(shí)、富于前瞻性的目標(biāo)安排和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的有效舉措及行動步驟，制定正確可靠的行動時間表10Z日常管理任用

　　授權(quán)給部屬分派與其職責(zé)、專長相適應(yīng)的任務(wù)，給部屬提供完成任務(wù)所需的人、財、物支持，調(diào)動使用部屬的力量，發(fā)揮部屬的特長和潛能10U指導(dǎo)

　　控制給部屬指明行動和努力的方向，適時地發(fā)起、促進(jìn)或終止有關(guān)工作，維護(hù)組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，監(jiān)督、控制活動經(jīng)費(fèi)的開支及其他資源的消耗〖〗10V組織協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作和部屬的行動，使之成為有機(jī)整體，按一定的原則要求，調(diào)節(jié)不同利益方面的矛盾沖突10W團(tuán)結(jié)部屬理解部屬的苦衷，在力所能及的范圍內(nèi)解決部屬的困難，尊重部屬，傾聽部屬的意見，愛護(hù)部屬，幫助部屬適應(yīng)新的工作要求，重視并在條件許可的情況下，促進(jìn)部屬的個人發(fā)展10R個人效能注重實(shí)干、效率和行動，合理有效地使用、分配、控制自己的時間10S考官評語

　　考官簽字

　　(2)文件設(shè)計

　　包括選擇什么文件種類，如信函、報表、備忘錄、批示等；確定每個文件的內(nèi)容，選定文件寓設(shè)的情景等。文件數(shù)量較多，時間以2～3小時為宜。文件的簽發(fā)方式及其行文規(guī)定可以忽略，但文件的行文方向(對上與對下，對內(nèi)與對外等)應(yīng)有所區(qū)別，特別要注意各個文件測評要素的設(shè)計。一個文件不同的處理常?？梢泽w現(xiàn)不同的要求，對文件的處理方式要有所控制，確定好計分規(guī)則或計分標(biāo)準(zhǔn)，盡量避免每個要素同時得分和無法歸于某一要素的情況出現(xiàn)。

　　(3)測驗(yàn)評分

　　實(shí)施文件筐測驗(yàn)之后，評分一般由專家和具備該職位工作經(jīng)驗(yàn)的人(一般是選拔職位的上級主管及人事組織部門的領(lǐng)導(dǎo))進(jìn)行，除了前面設(shè)計時要制訂好評分標(biāo)準(zhǔn)外，更重要的是對評分者要進(jìn)行培訓(xùn)，使評分者根據(jù)評分標(biāo)準(zhǔn)而不是個人的經(jīng)驗(yàn)評分。評分的程序也要特別注意?？梢钥紤]各自獨(dú)立評分，然后交流評分結(jié)果，對評分差異各自申述理由后，再獨(dú)立第二次評分，最后將評分結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計平均(評分者比較多時，可以去掉最高分和最低分)，以平均分作為最后得分。有時，在考生答案不明確的情況下，需要質(zhì)詢應(yīng)聘考生，根據(jù)其對處理方式的解釋確定得分。

　　整個文件筐測驗(yàn)的設(shè)計要特別注意兩點(diǎn)：

　　一是測驗(yàn)材料難度的把握。目前國內(nèi)對各個職位應(yīng)具備何種程度的知識、經(jīng)驗(yàn)和能力缺乏客觀可靠的依據(jù)，難度的把握比較困難。把握不準(zhǔn)，材料過難，固然作為選拔測驗(yàn)有時可以選拔到很好的人才，但大材小用，很難設(shè)想這個人會安心本職位工作，且導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。材料過于容易，測驗(yàn)會出現(xiàn)“天花板效應(yīng)”，大家都得高分，區(qū)分不出應(yīng)聘考生的能力大小。

　　二是要注意材料真實(shí)性程度的把握。完全杜撰的材料，應(yīng)聘考生可以根據(jù)一般知識推理，處理的結(jié)果沒有針對性，看不出應(yīng)聘考生的水平差異，考生被錄取后需要經(jīng)過較長時間的培訓(xùn)和適應(yīng)才能勝任工作。完全真實(shí)的材料，過于偏重經(jīng)驗(yàn)的考查，忽視潛能的考查，最后選拔到的人無疑是完全與招聘單位文化氣氛相同的人，違背了引入外來人才、給單位輸入新鮮血液的本來目的。同時完全真實(shí)的材料，使招聘考試本身對單位內(nèi)部考生和單位外部考生不公平，同樣的能力水平，內(nèi)部考生被錄取的可能性更大，結(jié)果給人留下“一切都是內(nèi)定，考試不過是走形式”的印象，這對真正想引進(jìn)外部人才的單位尤其不利。

　　4. 文件筐測驗(yàn)實(shí)施程序

　　文件筐測驗(yàn)可以集體施測，實(shí)施過程分準(zhǔn)備、測試和評分三個步驟。

　　(1)準(zhǔn)備

　　主要指測驗(yàn)材料和測試場所的準(zhǔn)備。給每個考生的測驗(yàn)材料，事前要編上序號，答卷紙也要有相應(yīng)序號，實(shí)施前要注意清點(diǎn)核對。答卷紙主要由三部分內(nèi)容構(gòu)成：一是考生姓名(或編號)、應(yīng)聘單位和職位、文件序號等；二是處理意見(或處理措施)、簽名及處理時間；三是處理的理由。文件序號只是文件的標(biāo)識順序，不代表處理的順序，應(yīng)允許考生根據(jù)輕重緩急調(diào)整順序，但給所有考生的文件順序必須相同，以示公正。測試的場所要求比較寬敞、安靜，每個人一桌一椅，相互之間無干擾。為了保密，最好所有考生在同一時間完成。如果文件內(nèi)容涉及到招聘單位內(nèi)部的一些情況，測試前應(yīng)對所有考生提供培訓(xùn)，介紹相關(guān)情況，縮小內(nèi)部考生和外部考生對職位熟悉程度的差別。

　　(2)實(shí)施

　　主試要對測驗(yàn)要求做一個簡單介紹，說明注意事項(xiàng)。然后發(fā)給考生測試指導(dǎo)語和答卷紙，回答考生的提問，當(dāng)考生覺得沒有問題后，再發(fā)測試用的文件?？忌藬?shù)比較少時，也可以一次將材料發(fā)給考生，但要求考生嚴(yán)格遵從主試的要求，先看指導(dǎo)語再看文件。測試指導(dǎo)語是測試情景、考生扮演的角色、考生任務(wù)和測試要求的說明，必須明確、具體，一目了然。有時在初級人員的文件筐測驗(yàn)中，發(fā)給考生指導(dǎo)語后，讓考生完成一個指導(dǎo)語的測驗(yàn)，強(qiáng)迫考生熟悉理解指導(dǎo)語，這在文件水平低的群體中有時十分有用。在考生正式進(jìn)入文件處理后，一般不允許考生提問，除非是測驗(yàn)材料本身有問題。

　　文件筐測驗(yàn)答卷紙示例

　　文件筐測驗(yàn)答卷紙

　　考生編號選拔職位文件序號處理意見：

　　簽名

　　月日處理理由：

　　文件筐測驗(yàn)指導(dǎo)語示例(供選拔秘書用)

　　指導(dǎo)語

　　這是一些辦公室工作的模擬練習(xí)。目的是了解您在辦公室事務(wù)處理方面的經(jīng)驗(yàn)與能力。

　　以下是有關(guān)的背景情況，請您務(wù)必仔細(xì)閱讀并牢記于心：

　　您是局辦公室秘書之一，大家都稱您小A。此辦公室是直接協(xié)助幾位局領(lǐng)導(dǎo)工作的職能部門，目前由田主任一人負(fù)責(zé)。

　　今天是1996年5月24日，星期五。局里在遠(yuǎn)郊召開一個重要會議，田主任和辦公室所有其他同事都去辦理會務(wù)，只有您一個留守。所有局領(lǐng)導(dǎo)都在出席重要會議。您不能找他們請示，局里其他同事也都因種種原因不能給您幫忙。最不巧的是，由于那里電信線路出現(xiàn)故障，您無法和在郊區(qū)開會的田主任及其他同事聯(lián)系。

　　田主任昨晚輾轉(zhuǎn)托人給您一張便條：

　　小A：

　　明天(24日)有這么幾件事情要偏勞你：

　　1)主管分房的李局長要了解職工對分房辦法第五稿的意見。請你看一下職工的意見材料，代我起草一份500字左右的報告。

　　2)實(shí)習(xí)生鄭蘭說是寫了一份信息，你給看一下。最近局里上報的信息比較少，被采用的更少?？催@份信息能否上報或經(jīng)修改后上報。

　　3)請你給楊菁去封信，告訴她我們已經(jīng)錄取了新秘書。

　　4)請你根據(jù)李局長給馬林副局長來信的批示，把馬副局長的信處理一下。

　　以上幾件事情都不能再拖了，明天上午無論如何要完成。下午1∶00局里有車來會場，你搭車來會場，這里實(shí)在忙不過來。

　　明天上午辦公室若有什么事，你見機(jī)行事。辦公室不要因?yàn)槲也辉诰陀绊懻＿\(yùn)轉(zhuǎn)。

　　謝謝!

　　田5.23

　　現(xiàn)在是早晨8∶30，您一上班就得到上述指示和有關(guān)材料，您的任務(wù)是遵照指示完成所有工作。

　　以下是您在完成工作中必須遵守的程序和規(guī)定：

　　1. 首先，請您完成《指導(dǎo)語自測題》，回答結(jié)果構(gòu)成評分的重要內(nèi)容。

　　2. 其次，請在《日程計劃表》上擬訂一份今天的日程安排，若情況變化，日程安排可以更改，但必須在《日程計劃表》上予以注明。

　　3. 一切任務(wù)請按您本人對秘書工作的理解和相應(yīng)的指示獨(dú)立完成，并一定要說明這么處理的理由，否則要倒扣分。

　　現(xiàn)在請開始!

　　指導(dǎo)語測驗(yàn)示例(供選拔秘書用)

　　考生編號：應(yīng)聘職位：指導(dǎo)語測驗(yàn)題

　　請您判斷以下陳述是否正確，選擇“是”或“否”：

　　1. 局里只有你一人上班。

　　A.是B.否

　　2. 有什么不清楚的事情，您可以打電話請示田主任。

　　A.是B.否

　　3. 能處理完最好，處理不完向田主任好好解釋一下，他會諒解的。

　　A.是B.否

　　4. 變動日程安排是允許的。

　　A.是B.否

　　5. 一件事情怎么處理有時候憑直覺，不一定非要說出理由。

　　A.是B.否

　　(答案： B， B， B， A， B)(如自己的回答與答案不符，請對照指導(dǎo)語檢查)

　　(3)評分

　　宜在考生做完后立即進(jìn)行，當(dāng)有質(zhì)詢考生的設(shè)計時，特別應(yīng)該如此。為求客觀，可將考生編號，由一個人將考生的處理意見和處理理由念給所有評分者聽，由各位評分者獨(dú)立評分。為了保證評分的一致性，事前的評分者培訓(xùn)很重要?？梢钥紤]對一部分考生(或者模擬考生)進(jìn)行試評分，考查各個評分者對標(biāo)準(zhǔn)的掌握及評分過程中存在的問題，待取得一致意見后再往下進(jìn)行。評分時，可按序號逐一評定，也可按文件內(nèi)容分類評定。前一種辦法可以對考生的素質(zhì)形成整體印象，后一種辦法容易達(dá)成評分標(biāo)準(zhǔn)的一致性。

　　(4)文件筐測驗(yàn)示例

　　案例：

　　2004年2月25日某市人事局副局長接到了一份群眾寄來的《申訴書》，內(nèi)容如下：

　　市人事局領(lǐng)導(dǎo)：

　　我叫張×，現(xiàn)在市××局工作。由于各種原因，我曾在2002年年度考核中被定為不稱職等級。單位領(lǐng)導(dǎo)據(jù)此于今年3月27日將我辭退，并書面通知了我本人。自4月份起單位又停發(fā)了我的工資。

　　我接到被辭退通知后，一時難以接受，精神恍惚，感到難以見人。同時，由于我愛人收入也比較低，三口之家的生活受到很大影響。因此，我于今年4月20日向單位領(lǐng)導(dǎo)提出申訴。但是，單位領(lǐng)導(dǎo)說：“你已經(jīng)被辭退，不再是我單位的人了。何況已經(jīng)時隔半個多月了，我們也不再受理了。”萬般無奈之中，只好給你們寫信反映情況。請在百忙之中過問一下此事，關(guān)心一下我這個普通人。

　　申訴人：張×

　　2004年2月23日

　　如果此《申訴書》內(nèi)容全部屬實(shí)，你認(rèn)為趙×所在單位對趙×的處理是否正確，并說明理由；請你根據(jù)《國家公務(wù)員暫行條例》的有關(guān)規(guī)定，提出具體的處理意見。